Política de privacidad de los empleados

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La información importante sobre las políticas de recopilación de datos de Insight se puede consultar AQUÍ.

Este es el aviso de privacidad de los empleados. Si su relación con Insight no es laboral, el aviso de privacidad general es más apropiado para usted.

Insight se compromete a proteger la privacidad y la seguridad de toda la información personal. La filial de Insight responsable de su información personal será la entidad de Insight identificada en su contrato de trabajo o contrato de servicios, y es el responsable del tratamiento de su información personal. Asimismo, cuando nuestra empresa matriz, BNY Mellon Group, trate la información personal para sus propios fines particulares, las empresas del BNY Mellon Group serán los responsables independientes del tratamiento de su información personal.

En esta página se resume la naturaleza de la información almacenada por Insight, el motivo y el modo en que se utiliza, sus derechos en relación con estos datos, así como las protecciones que se han establecido para protegerlos.

No es necesario que tome ninguna medida.

En este aviso abordamos:

  1. Información personal que recopilamos, cuándo y por qué la utilizamos
  2. Cómo usamos sus datos personales
  3. Cómo recopila información Insight
  4. Base legal para el tratamiento de sus datos
  5. Conservación de datos
  6. Uso compartido de datos
  7. Sus derechos como interesado

Podemos modificar este documento ocasionalmente para que se ajuste en todo momento a los requisitos legales y el modo en que operamos nuestro negocio. Si realizamos cambios significativos en este documento, se lo notificaremos en la intranet de Insight o por correo electrónico.

Esta notificación no forma parte de ningún contrato de trabajo u otro contrato de prestación de servicios.

Información personal que recopilamos, cuándo y por qué la utilizamos

Podemos recopilar la siguiente información personal sobre usted para los fines descritos en este aviso:

  • Datos personales: tratamiento, nombre, nombre anterior o apellido de soltera, sexo, nacionalidad, estado civil/marital, fecha de nacimiento, edad, datos personales de contacto, número de identificación nacional, información de elegibilidad para trabajar, pasaporte, permiso de conducir, idiomas hablados, información de contacto para emergencias, detalles de cualquier discapacidad y cualquier adaptación razonable requerida como resultado de ello.
  • Información de selección y contratación: habilidades y experiencia, calificaciones, referencias, CV y solicitud, datos de entrevistas y evaluaciones, antecedentes e información de verificación relacionados con el resultado de su solicitud y detalles de cualquier oferta que se le haga.
  • Información relacionada con su vinculación: contrato de empleo o vinculación, detalles de contacto del trabajo, número de empleado o nómina, fotografía, ubicación del trabajo, identificación de trabajador y diferentes identificaciones del sistema, biografía laboral, unidad de negocio o grupo asignados, línea de subordinación, tipo de empleado/trabajador eventual, fecha de cese/finalización de su contrato, el motivo del cese, su último día de trabajo y entrevistas de salida.
  • Información reglamentaria: registros de su inscripción en cualquier autoridad normativa aplicable, su situación regulada, incluidas las comprobaciones de antecedentes crediticios o penales que puedan ser necesarias, así como cualquier certificado reglamentario y referencias.
  • Información sobre remuneración y prestaciones: información sobre su remuneración (incluida información sobre el salario/plan por horas/pago por contrato/honorarios, según corresponda, complementos, horas extras, bonificaciones y planes de comisiones), pagos por excedencias, datos bancarios, grado, información fiscal, detalles de cualquier prestación que reciba o para la que sea elegible, fecha de inicio de cobertura de prestaciones, reclamaciones de gastos y pagos, información y acuerdos.
  • Información de gestión de bajas y excedencias: registros de asistencia, registros de ausencias, fechas de vacaciones, solicitudes y aprobaciones e información relacionada con excedencias por asuntos familiares u otras bajas especiales o legales, historial de bajas, notas sobre la aptitud, detalles de incapacidad, detalles del impacto y las adaptaciones en el trabajo, comunicaciones con el gerente y con recursos humanos, y entrevistas de reincorporación al trabajo.
  • Información de gestión del rendimiento: comentarios de los compañeros y superiores, información sobre sus evaluaciones y revisiones del rendimiento, resultados y objetivos, evaluaciones y registros del programa de gestión del talento, planes de sucesión y registros de procesos de gestión del rendimiento formales e informales.
  • Información sobre formación y desarrollo: datos relativos a las necesidades de formación y desarrollo o a la formación recibida o las evaluaciones completadas.
  • Información de supervisión (en la medida en que lo autorice la legislación aplicable): imágenes de televisión de circuito cerrado, registros de acceso e inicio de sesión del sistema y el edificio, foto en la tarjeta de acceso, registros de impresión y descargas, grabaciones de llamadas o reuniones, e información capturada por programas y filtros de seguridad informática.
  • Información sobre reclamaciones, demandas y divulgaciones de los empleados: objeto de los litigios y las quejas en materia de empleo o de contratos, conciliación previa a la demanda, comunicaciones, conversaciones sobre acuerdos, registros de procedimientos de reclamaciones y participación de los empleados en informes y divulgaciones de incidentes.
  • Información sobre igualdad y diversidad (cuando lo autorice la ley y el consentimiento se proporcione de forma voluntaria): información sobre género, edad, nacionalidad, creencias religiosas, sexualidad y raza (almacenada de forma anónima para fines de supervisión de la igualdad de oportunidades).

Cómo usamos sus datos personales

De conformidad con la legislación aplicable, podemos almacenar y tratar sus datos personales para los siguientes fines:

Contratación y selección

  • Evaluar las solicitudes de empleo y tomar decisiones relacionadas con la selección de empleados.
  • La evaluación previa al empleo incluye, cuando corresponda y resulte apropiado, comprobación de identidad, verificación del derecho al trabajo, comprobación de referencias, comprobación del crédito, comprobación de la autorización financiera y comprobaciones de antecedentes penales.
  • Hacer ofertas de trabajo, proporcionar contratos de empleo o vinculación y prepararse para comenzar su empleo o vinculación cuando acepte una oferta de nosotros.
  • Ponernos en contacto con usted en caso de que surja otra vacante potencialmente adecuada.
  • Hacer frente a cualquier consulta, duda o solicitud de comentarios recibidas en relación con nuestras decisiones de contratación.
  • Supervisar los programas para garantizar la igualdad de oportunidades y la diversidad.

Gestión continua de todos los aspectos de las relaciones de los empleados con Insight

  • Gestionar y mantener los registros, archivos y sistemas impresos de recursos humanos, incluido el soporte técnico y el mantenimiento de los sistemas de recursos humanos, así como la gestión de los registros impresos y electrónicos de acuerdo con los programas de conservación de Insight.
  • Proporcionar y administrar planes de remuneración, prestaciones, pensiones e incentivos.
  • Realizar las deducciones y contribuciones apropiadas de impuestos y seguros nacionales.
  • Establecer y cambiar permisos de acceso a edificios y sistemas.
  • Identificar y mantener una comunicación eficaz con los empleados.
  • Cuando proceda, publicar comunicaciones internas o externas o los materiales publicitarios adecuados, incluso a través de las redes sociales.
  • Gestión y organización de revisiones de rendimiento, capacidad, asistencia y programas de talento.
  • Gestión de quejas, alegaciones (por ejemplo, denuncias de irregularidades o acoso), reclamaciones, investigaciones y procesos disciplinarios, y toma de decisiones administrativas relacionadas.
  • Formación, desarrollo, promoción, carrera profesional y planificación de sucesión.
  • Planificación de contingencias empresariales y respuesta a incidentes activos.
  • Tratar los datos, con el consentimiento del empleado, de la pertenencia a sindicatos, comités de empresa y otros órganos representativos de los empleados y administrar cualquier suscripción asociada abonada directamente de los salarios.

Gestión de bajas y salud y seguridad

  • Tratamiento de información sobre bajas.
  • Tratamiento de información médica sobre la salud física o mental o una enfermedad para evaluar la elegibilidad para la remuneración o prestaciones relacionadas con la incapacidad parcial o permanente.
  • Determinar la aptitud física para el trabajo.
  • Facilitar la reincorporación al trabajo.
  • Hacer ajustes o adaptaciones en los cometidos o el lugar de trabajo.
  • Tomar decisiones de gestión en relación con el empleo o la vinculación, o el empleo o la vinculación continuados o la reubicación.
  • Llevar a cabo procesos de gestión relacionados.

Supervisión del cumplimiento, seguridad y uso de sistemas

  • Medir el rendimiento de los sistemas informáticos de Insight supervisando el uso de los sistemas de Insight por parte de los empleados; esto incluye analizar los horarios, las ubicaciones y las actividades mientras los usuarios están conectados a la red.
  • Actividades de auditoría, control, investigación y supervisión del cumplimiento en relación con las políticas de Insight, el Código de conducta de Insight, la legislación aplicable, la prevención y detección de actividades delictivas y la protección de los activos e instalaciones de Insight.

Responder a solicitudes legales y normativas

  • Cumplir con las solicitudes legales de las autoridades públicas, las solicitudes de divulgación, o cuando así lo requieran o autoricen las leyes, órdenes judiciales, normativas gubernamentales o autoridades normativas aplicables (incluidas, entre otras, las relativas a la protección de datos, los impuestos y el empleo), tanto dentro como fuera de su país.

Cese del empleo y gestión de las relaciones posteriores al fin del empleo

  • Responder a las solicitudes en las que la persona cita a Insight como referencia.
  • Gestionar temas relacionados con el cese o las relaciones posteriores al fin del empleo, por ejemplo, servicios de recolocación, enlace con los representantes legales de los empleados, cumplimiento de acuerdos restrictivos, reembolsos de préstamos, sobrepagos, reembolsos de gastos, prestaciones de los empleados, ejecutar el cese y atender litigios posteriores al cese.

En la medida en que lo autoricen las leyes locales, Insight podrá recopilar y tratar una cantidad limitada de información personal que se incluye en categorías especiales, en ocasiones denominada «información personal confidencial». Este término significa información relacionada con:

  • Datos relacionados con la salud, incluidos requisitos dietéticos especiales y cualquier adaptación razonable que se le pueda exigir a la empresa por ley en lo que se refiere a las condiciones de su trabajo (excepto Países Bajos y Alemania).
  • Información que revela el origen racial o étnico.
  • Información judicial, incluidos los resultados de las comprobaciones de antecedentes penales, que pueden incluir detalles de delitos, presuntas infracciones y sentencias, e información de otras fuentes de información (sujeto a las leyes locales pertinentes y a los períodos de conservación de registros).
  • Estado civil y familiares.
  • Opiniones o contribuciones políticas, creencias religiosas u otras creencias similares u orientación sexual, si decide proporcionar dicha información a la empresa (excepto Países Bajos y Alemania; excepto el impuesto eclesiástico).

Insight protege los datos personales en un sistema de gestión de la seguridad de la información que cumple la norma ISO27001. 

Cómo recopila información Insight

Recopilamos su información personal de diversas fuentes, pero en la mayoría de los casos directamente de usted. Normalmente, proporcionará esta información directamente a sus superiores o su contacto local de recursos humanos, o la introducirá en nuestros sistemas, por ejemplo, a través del autoservicio de empleados (ESS), su participación en los procesos de recursos humanos (incluida la contratación), o correos electrónicos y mensajes instantáneos que se pueden registrar de forma electrónica o manual. Además, podemos obtener información sobre usted de sus gerentes, el departamento de recursos humanos o, en ocasiones, de sus compañeros.

También podemos obtener determinada información de terceros, por ejemplo, referencias de una empresa anterior, informes médicos de profesionales externos, información de autoridades fiscales, proveedores de prestaciones, de terceros a los que contratamos para realizar comprobaciones de los antecedentes (si lo autoriza la ley aplicable) o, en ocasiones, de clientes.

En determinadas circunstancias, la información personal puede recopilarse indirectamente de dispositivos de monitorización o por otros medios (por ejemplo, sistemas de control y supervisión de acceso a edificios y oficinas, videovigilancia, registros y grabaciones telefónicas, registros de mensajes instantáneos y registros de acceso a Internet y correo electrónico), siempre y cuando lo permitan las leyes aplicables.

Cuando le pidamos que nos proporcione información personal de forma obligatoria, le informaremos de ello en el momento de la recogida, y se le indicará cuando el contrato o el estatuto exijan información específica. Si no se proporciona información obligatoria, no podremos llevar a cabo determinados procesos de recursos humanos. Por ejemplo, si no nos proporciona sus datos bancarios, no podremos pagarle.

Además de la información personal relacionada con usted, también puede proporcionar a Insight información personal de terceros, especialmente sus familiares y familiares a cargo, con fines de administración y gestión de recursos humanos, incluida la administración de prestaciones y las personas de contacto en caso de emergencia. Antes de proporcionar dicha información personal de terceros a Insight, debe informar primero a estos terceros de cualquier información que pretenda proporcionar y del tratamiento que debe realizar Insight, tal y como se detalla en este aviso.

Base legal para el tratamiento de sus datos

Su información personal se recopila y trata para diversos fines comerciales, de acuerdo con las leyes aplicables y los acuerdos de negociación colectiva.

Solo recopilaremos, utilizaremos y compartiremos su información personal cuando estemos convencidos de que se aplican una o más de las siguientes bases legales:

  • El tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal a la que Insight está sujeta, por ejemplo, la divulgación de información a las autoridades fiscales locales, la realización de pagos legales, la prevención de la rescisión ilegal, la prevención de la discriminación ilegal, el cumplimiento de los requisitos legales de mantenimiento de registros o las obligaciones de salud y seguridad.
  • El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que usted es parte o para tomar medidas, a petición suya, antes de formalizar tal contrato, por ejemplo, recopilar datos bancarios para pagar su salario o tratar la información para proporcionarle las prestaciones contractuales a las que tiene derecho.
  • El tratamiento depende de su consentimiento. Cuando se requiera el consentimiento para el tratamiento en cuestión, se le solicitará por separado para garantizar que se proporciona libremente, de manera informada y expresa. La información relacionada con dicho tratamiento se le proporcionará en el momento en que se solicite el consentimiento, junto con las consecuencias de no proporcionarlo. Debe tener presente que aceptar una solicitud de consentimiento de Insight no es una condición o requisito para su empleo.
  • El tratamiento es necesario para los intereses legítimos perseguidos por Insight o por un tercero, excepto cuando prevalezcan sus intereses o derechos y libertades fundamentales que requieren la protección de la información personal. Insight considera que tiene un interés legítimo en tratar información personal para los fines establecidos anteriormente, con el fin de alcanzar la consecución de sus objetivos y resultados empresariales inmediatos y a largo plazo.

Conservación de datos

Almacenaremos su información personal durante el tiempo que sea razonablemente necesario para los fines para los que se recopiló, tal y como se explica en este aviso. En algunas circunstancias, podemos almacenar su información personal durante periodos de tiempo más largos, por ejemplo, cuando se nos exija hacerlo de acuerdo con los requisitos legales, normativos, fiscales, contables o técnicos necesarios.

En circunstancias específicas, podemos almacenar su información personal por períodos de tiempo más largos para tener un registro exacto de sus interacciones con nosotros en caso de cualquier queja o impugnación, o si creemos razonablemente que hay una posibilidad de litigio en relación con su información personal o sus interacciones.

Uso compartido de datos

Para los fines anteriores, la información personal se puede transferir dentro o fuera de la jurisdicción en la que trabaja o realiza su trabajo, ya sea dentro de Insight o a terceros, incluidos, entre otros:

  • cualquier sociedad de cartera, subsidiaria o filial de BNY Mellon Group;
  • determinados terceros, incluidos proveedores y proveedores de servicios, como nóminas, proveedores de pensiones a los que Insight puede revelar información personal cuando así lo requiera la ley o una orden judicial, o cuando así lo solicite cualquier organismo o autoridad gubernamental o reguladora o encargada de hacer cumplir la ley.

Insight también puede revelar información personal a un tercero cuando sea necesario para proteger o perseguir los intereses legítimos de Insight (garantizando que sea proporcionada y limitada a esa información estrictamente necesaria en dichas circunstancias). Esto puede incluir, entre otros, la divulgación a una parte con la que Insight esté negociando la venta o transferencia de una empresa, activos o servicios. Insight tomará las medidas adecuadas para garantizar que el destinatario de la información personal en tales circunstancias establece un nivel adecuado de protección para dicha información personal de acuerdo con los requisitos legales aplicables.

Cuando Insight transfiera información personal internamente dentro de Insight o a terceros entre diferentes jurisdicciones, incluidas, entre otras, las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), incluidos los EE. UU., y a otras jurisdicciones que no se considere que ofrecen la protección adecuada, para los fines descritos en este documento, tomará las medidas adecuadas para garantizar que existe un nivel adecuado de protección de la información personal de acuerdo con los requisitos legales aplicables.

Sus derechos como interesado

Tiene varios derechos legales en relación con los datos personales que tenemos sobre usted y puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con nosotros utilizando la información que aparece al final de este documento. Estos derechos incluyen:

  • El derecho a obtener información sobre el tratamiento de su datos personales y acceder a los datos personales que mantenemos sobre usted.
  • El derecho a retirar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento. No obstante, tenga en cuenta que es posible que aún tengamos derecho a tratar sus datos personales si poseemos otra razón legítima (distinta del consentimiento) para hacerlo.
  • En algunas circunstancias, el derecho a recibir determinados datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica y/o solicitar que transmitamos esos datos a un tercero cuando esto sea técnicamente posible. Tenga en cuenta que este derecho solo se aplica a los datos personales que nos ha proporcionado.
  • El derecho a solicitar que corrijamos sus datos personales si son inexactos o incompletos. El derecho a solicitar que eliminemos sus datos personales en determinadas circunstancias. Tenga en cuenta que puede haber circunstancias en las que nos solicite eliminar sus datos personales, pero debamos conservarlos.
  • El derecho a solicitar que limitemos nuestro tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias. Una vez más, puede haber circunstancias en las que nos solicite que limitemos el tratamiento de sus datos personales, pero debamos rechazar dicha solicitud.
  • El derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos correspondiente del país en el que se encuentra la entidad de Insight pertinente, si cree que se ha infringido alguno de sus derechos. Si no está seguro de qué parte de Insight está utilizando sus datos o cuál es la autoridad de protección de datos pertinente, puede solicitarnos una aclaración al respecto utilizando los datos de contacto que aparecen al final de este documento.
  • Cuando el tratamiento se realiza por motivos de interés legítimo, usted tiene derecho a oponerse al mismo y estaremos obligados a interrumpir el proceso, a menos que tengamos un motivo predominante, que se le comunicará.

Contacto

Contacto principal: Riesgo de información
Correo electrónico: privacy@insightinvestment.com
Dirección: 160 Queen Victoria Street, Londres EC4V 4LA

 


1Insight es la marca corporativa de determinadas empresas gestionadas por Insight Investment Management Limited (IIML). Insight incluye, entre otros, Insight Investment Management (Global) Limited (IIMG), Insight Investment International Limited (IIIL) e Insight North America LLC (INA), cada uno de los cuales proporciona servicios de gestión de activos.

Insight protege los datos personales en un sistema de gestión de la seguridad de la información que cumple la norma ISO27001.