Politique de confidentialité relative aux employés

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Des informations importantes sur les politiques de collecte de données de Insight peuvent être obtenues ICI.

Le présent document constitue la déclaration de confidentialité à l’attention des employés. Si votre relation avec Insight n’est pas une relation de travail, la déclaration générale de confidentialité vous conviendra mieux.

Insight s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de toutes les informations à caractère personnel. La filiale Insight responsable de vos informations à caractère personnel est l’entité Insight mentionnée dans votre contrat de travail ou dans votre contrat de prestation de services. C’est elle qui est responsable du traitement de vos informations personnelles. Par ailleurs, lorsque les informations à caractère personnel sont traitées par le groupe de notre société mère BNY Mellon selon ses propres fins indépendantes, les sociétés du Groupe BNY Mellon sont les responsables indépendants du traitement de vos informations personnelles.

La présente page résume la nature des informations conservées par Insight, les raisons pour lesquelles elles sont utilisées, les modalités selon lesquelles elles sont utilisées, vos droits à l’égard de ces données, ainsi que les systèmes de protection mis en place pour les protéger.

De votre côté, vous n’avez rien à faire.

Dans cette déclaration, nous abordons :

  1. Les informations personnelles que nous recueillons ; quand et pourquoi nous les utilisons
  2. Comment nous utilisons vos données à caractère personnel
  3. Comment Insight collecte les informations
  4. Sur quels fondements juridiques vos données sont traitées
  5. La conservation des données
  6. Le partage de données
  7. Vos droits en tant que personne concernée

Nous pouvons modifier ce document de temps à autre afin d’y intégrer les nouvelles exigences juridiques et l’évolution de la façon dont nous exerçons nos activités. Si nous modifions ce document de manière substantielle, nous vous en informerons sur l’intranet Insight ou par e-mail.

La présente déclaration ne fait pas partie des contrats de travail ni des contrats de prestation de services.

Les informations personnelles que nous recueillons ; quand et pourquoi nous les utilisons

Nous pouvons collecter les informations personnelles suivantes vous concernant, aux fins décrites dans la présente déclaration :

  • Renseignements personnels : votre titre, votre prénom, votre nom, votre ancien nom ou nom de jeune fille, votre sexe, votre nationalité, votre état civil / statut matrimonial, votre date de naissance, votre âge, vos coordonnées personnelles, votre numéro de carte nationale d’identité, les informations concernant votre permis de travail, votre passeport, votre permis de conduire, les langues que vous parlez, les personnes à prévenir en cas d’urgence, les informations concernant toute invalidité et tout ajustement raisonnable nécessaire en conséquence
  • Renseignements dans le cadre du recrutement et de la sélection : compétences et expérience, qualifications, références, CV et candidature, données d’entretien et d’évaluation, informations de vérification des antécédents liées au résultat de votre candidature, détails de toute proposition qui vous serait faite
  • Informations relatives à votre collaboration : contrat de travail ou autre contrat de collaboration, coordonnées professionnelles, numéro d’employé ou de paie, photographie, lieu de travail, badge d’employé et divers identifiants système, parcours professionnel, unité ou groupe opérationnel qui vous a été attribué, supérieurs hiérarchiques, type d’employé/de collaborateur occasionnel auquel vous appartenez, date de fin/de résiliation de votre contrat, motif de la résiliation, dernier jour de travail, entretiens de départ
  • Informations réglementaires : vos justificatifs d’inscription auprès de toute autorité de réglementation applicable, votre statut juridique et réglementaire, y compris le casier judiciaire et/ou le contrôle des antécédents de crédit éventuellement nécessaire, ainsi que tous certificats et références réglementaires
  • Informations concernant la rémunération et les avantages sociaux : informations relatives à votre rémunération (notamment les informations concernant le salaire, le régime horaire, la rémunération contractuelle ou encore les honoraires, selon le cas, les indemnités, les heures supplémentaires, les primes et les commissions), aux congés payés, aux coordonnées bancaires et à votre échelon ; vos informations fiscales, les détails des prestation sociales que vous recevez ou auxquelles vous pouvez prétendre, la date de début de votre couverture sociale, le paiement des frais et les demandes de remboursements, ainsi que les informations et accords portant sur ces derniers
  • Informations portant sur la gestion des congés et des absences : relevés de présence, relevés d’absences, dates, demandes et approbations des congés, informations relatives aux congés familiaux ou autres congés spéciaux ou réglementaires, historique des absences, notes d’aptitude, détails de l’incapacité, détails de l’impact et des ajustements sur le travail, communications du responsable et des ressources humaines (RH), entretiens de retour au travail
  • Informations sur la gestion des performances : commentaires des collègues et des responsables, informations sur vos appréciations et sur les évaluations de vos performances, résultats et objectifs, évaluations et dossiers relatifs au programme de gestion des talents, plans de succession, dossiers relatifs aux processus de gestion formelle et informelle des performances
  • Information sur la formation et le développement professionnel : données relatives aux besoins en formation et en développement professionnelle, aux formations suivies ou aux évaluations effectuées
  • Informations de surveillance (dans la mesure autorisée par la législation en vigueur) : séquences filmées en circuit fermé, enregistrements des connexions et des accès au système et aux bâtiments, photo sur la carte d’accès, historique des téléchargements et impressions, enregistrements d’appels ou de réunions, informations collectées par les programmes et filtres de sécurité informatique
  • Informations sur les réclamations, les plaintes et les divulgations des employés : objet des litiges et des réclamations liés au contrat de travail ou à un autre contrat, procédure de conciliation préliminaire, communications, discussions sur le règlement, dossiers de procédure de réclamation, implication des employés dans le signalement et la divulgation d’incidents
  • Informations portant sur l’égalité et la diversité (lorsque la loi l’autorise et sous réserve du consentement volontaire de la personne concernée) : informations concernant le sexe, l’âge, la nationalité, les croyances religieuses, la sexualité et la race (conservées de manière anonyme à des fins de suivi de l’égalité des chances)

Comment nous utilisons vos données à caractère personnel

Conformément à la législation applicable, vos données à caractère personnel peuvent être conservées et traitées par nos soins aux fins suivantes :

Recrutement et sélection

  • Pour évaluer les candidatures et prendre des décisions relatives à la sélection des employés
  • Pour les vérifications préalables à l’embauche, notamment, le cas échéant et de manière appropriée, la vérification de l’identité, du droit de travailler, des références, de la situation de crédit, des sanctions financières éventuelles, du casier judiciaire
  • Pour émettre des offres d’emploi ou des contrats de travail ou d’autres contrats de collaboration, et pour préparer votre entrée en fonction ou le début de votre mission lorsque vous acceptez une offre de notre part
  • Pour vous contacter si un autre poste potentiellement adéquat se libère
  • Pour traiter toute question, contestation ou demande de retour reçue dans le cadre de nos décisions de recrutement
  • Pour le suivi des programmes destinés à assurer l’égalité des chances et la diversité

Gestion continue de tous les aspects des relations des employés avec Insight

  • Pour gérer et entretenir les dossiers papier, les fichiers et les systèmes des RH, notamment l’assistance technique et la maintenance des systèmes RH ainsi que la gestion des dossiers électroniques et papier conformément aux calendriers de conservation des données d’Insight
  • Pour verser et gérer les rémunérations, les avantages sociaux, les régimes de retraite et les programmes d’intéressement
  • Pour effectuer les déductions et verser les cotisations fiscales et sociales appropriées
  • Pour définir et modifier les autorisations d’accès aux bâtiments et au système
  • Pour identifier correctement les employés et communiquer efficacement avec eux
  • Le cas échéant, pour publier des communications internes ou externes ou du matériel publicitaire approprié, y compris sur les réseaux sociaux
  • Pour la gestion et le fonctionnement des programmes d’évaluation des performances, de capacités, d’assiduité et de gestion des talents
  • Pour la gestion des griefs, des allégations (p. ex., lanceurs d’alerte, harcèlement), des plaintes, des enquêtes et des procédures disciplinaires, et pour prendre les décisions managériales liées à celles-ci
  • Pour planification de la formation, du développement professionnel, des promotions, des carrières et de la succession
  • Pour élaborer les plans de continuité de l’activité et de réponses aux incidents
  • Pour le traitement, avec le consentement de l’employé, des informations concernant l’appartenance à des syndicats, à des comités d’entreprise et à d’autres organismes représentatifs des employés, ainsi que pour l’administration des souscriptions associées prélevées directement sur les salaires

Gestion des absences, santé et sécurité

  • Traitement des informations relatives aux absences
  • Traitement des informations médicales relatives à l’état de santé physique ou mentale afin d’apprécier le droit à une rémunération ou à des avantages liés à une incapacité ou à une invalidité permanente :
  • déterminer l’aptitude au travail
  • faciliter le retour au travail
  • ajuster ou adapter les tâches ou le lieu de travail
  • prendre des décisions managériales concernant l’emploi ou la collaboration, la poursuite de l’emploi ou de la collaboration ou le redéploiement
  • mettre en œuvre les processus de management correspondants

Contrôle de la conformité, sécurité et utilisation des systèmes

  • Mesurer les performances des systèmes informatiques d’Insight en surveillant l’utilisation des systèmes Insight par les employés, notamment à travers l’analyse des heures, des lieux et des activités pendant que les utilisateurs sont connectés au réseau.
  • Accomplir les activités d’audit, de surveillance, d’enquête et de contrôle de la conformité au regard des politiques d’Insight, du Code de conduite d’Insight, du droit applicable, de la prévention et de la détection des activités criminelles ainsi que de la protection des actifs et des locaux d’Insight

Réponse aux demandes légales et réglementaires

  • Se conformer aux demandes légales des autorités publiques, aux demandes de divulgation, ou lorsque cela est autrement requis ou autorisé par les lois applicables, aux décisions de justice, aux réglementations gouvernementales ou des autorités réglementaires (y compris, sans s’y limiter, relativement à la protection des données, au fisc ou au droit du travail), dans ou en dehors de votre pays

Résiliation du contrat de travail et gestion des relations après la fin de la relation de travail

  • Donner suite aux demandes de références lorsque le candidat a cité Insight parmi ses références
  • Gérer les questions relatives à la résiliation du contrat de travail et à ce qui s’ensuit, comme les services de reclassement, la liaison avec les représentants juridiques des employés, l’application des clauses restrictives, les remboursements de prêts, les trop-perçus, les remboursements de frais, les avantages sociaux des employés, la gestion des licenciements et des éventuels contentieux postérieurs

Dans la mesure autorisée par la législation locale, Insight peut collecter et traiter une quantité limitée d’informations personnelles appartenant à des catégories particulières, parfois appelées « informations à caractère personnel sensibles ». Ce terme désigne :

  • des informations relatives à la santé, notamment toute exigence alimentaire particulière et toute adaptation raisonnable que la Société peut être légalement tenue d’apporter à votre environnement de travail (à l’exception des Pays-Bas et de l’Allemagne)
  • des informations révélant l’origine raciale ou ethnique
  • des informations judiciaires, notamment les résultats des vérifications de casier judiciaire ou des dossiers de police pouvant inclure le détails des infractions commises, des infractions présumées et des peines, ainsi que des informations provenant d’autres sources de renseignements (sous réserve des lois et des périodes de conservation des dossiers localement applicables)
  • le statut matrimonial et les proches parents
  • les opinions ou contributions politiques, les croyances religieuses ou autres croyances similaires et l’orientation sexuelle, si vous choisissez de fournir ces informations à la Société (à l’exception des Pays-Bas et de l’Allemagne, sauf pour l’impôt religieux)

Insight protège les données à caractère personnel au sein d’un système de gestion de la sécurité des informations conforme à la norme ISO27001.

Comment Insight collecte les informations

Nous collectons vos informations personnelles auprès de diverses sources, mais dans la plupart des cas, nous les recueillons directement auprès de vous. En général, vous fournissez ces informations directement à vos responsables ou à votre contact RH local, ou vous les entrez dans nos systèmes, par exemple via Employee Self Service (ESS), votre participation aux processus RH (notamment le recrutement), les e-mails et les messages instantanés qui peuvent être enregistrés manuellement ou de manière électronique. Des informations complémentaires vous concernant sont en outre fournies par vos responsables, par les RH ou, occasionnellement, par vos collègues.

Nous pouvons également obtenir des informations de tiers, par exemple des références auprès d’un ancien employeur, des rapports médicaux de professionnels externes, des informations auprès des autorités fiscales, des services de sécurité sociale, lorsque nous employons un tiers pour effectuer une vérification des antécédents (si la loi en vigueur l’autorise) ou, occasionnellement, auprès des clients.

Dans certaines circonstances, les informations à caractère personnel peuvent être collectées indirectement à partir d’appareils de surveillance ou par d’autres moyens (par exemple, les systèmes de contrôle et de surveillance des accès aux bâtiments et aux sites, les caméras de vidéosurveillance, les relevés et enregistrements téléphoniques, les relevés de messagerie instantanée et les relevés des accès aux e-mails et à Internet), si la législation en vigueur le permet et dans la mesure autorisée par celle-ci.

Si les informations à caractère personnel que nous vous demandons de nous fournir ont un caractère obligatoire, nous vous en informons au moment de la collecte. Si des informations particulières sont requises par le contrat ou la loi, cela sera indiqué. Si vous ne nous fournissez pas toutes les informations requises, nous ne pourrons pas mener à bien certains de nos processus de ressources humaines. Par exemple, si vous ne nous fournissez pas vos coordonnées bancaires, nous ne pourrons pas vous payer.

Outre les informations à caractère personnel vous concernant, vous pouvez également fournir à Insight des informations personnelles au sujet de tiers tels que les personnes à votre charge et les autres membres de votre famille (à des fins d’administration et de gestion des ressources humaines, notamment pour l’administration de prestations sociales), ainsi que la personne à contacter en cas d’urgence. Avant de fournir ces informations personnelles relatives à des tiers à Insight, vous devez d’abord informer ces tiers de la nature des informations que vous avez l’intention de fournir et de la manière, précisée dans la présente déclaration, dont Insight les traitera.

Sur quels fondements juridiques vos données sont traitées

Vos informations à caractère personnel sont recueillies et traitées à diverses fins professionnelles, conformément aux lois applicables et aux conventions collectives.

Nous ne collectons, utilisons et partageons vos informations personnelles que si nous sommes certains qu’un ou plusieurs des fondements légaux suivants s’appliquent :

  • Le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle Insight est soumise, par exemple, la divulgation d’informations aux autorités fiscales locales, le versement de paiements prévus par la loi, pour éviter une résiliation illégale, pour prévenir toute discrimination illégale, pour respecter les exigences légales en matière de tenue de registres ou les obligations en matière de santé et de sécurité
  • Le traitement est nécessaire pour l’exécution d’un contrat dont vous êtes une partie ou pour prendre des mesures, à votre demande, préalables à la conclusion d’un tel contrat, par exemple, recueillir vos coordonnées bancaires pour payer votre salaire ou traiter des informations pour vous fournir les avantages sociaux contractuels auxquels vous avez droit
  • Le traitement repose sur votre consentement. Lorsque votre consentement est requis pour le traitement en question, il vous sera demandé séparément afin de nous assurer qu’il est librement donné, informé et explicite. Des informations sur un tel traitement, ainsi que sur les conséquences de tout refus, vous sont communiquées au moment où votre consentement est requis. Nous attirons votre attention sur le fait qu’accepter une demande de consentement de la part d’Insight ne constitue ni une condition, ni une exigence de votre emploi
  • Le traitement est nécessaire pour les intérêts légitimes poursuivis par Insight ou par un tiers, sauf si ces intérêts sont outrepassés par vos intérêts ou par vos droits et libertés fondamentaux qui nécessitent la protection au titre des informations à caractère personnel. Insight considère qu’elle a un intérêt légitime à traiter les informations personnelles aux fins énoncées ci-dessus, et aux fins de soutenir la réalisation de ses objectifs d’activité immédiats et à long terme

La conservation des données

Nous conserverons vos informations personnelles aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies, comme expliqué dans la présente déclaration. Dans certaines circonstances, nous pouvons conserver vos informations personnelles pendant des périodes plus longues, par exemple lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu d’exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou de nécessités techniques.

Dans certaines circonstances spécifiques, nous pouvons conserver vos informations personnelles pendant des périodes plus longues afin d’avoir un relevé précis de vos interactions avec nous en cas de plaintes ou de difficultés, ou si nous pensons raisonnablement qu’il existe une possibilité de litige concernant vos informations personnelles ou nos interactions avec vous.

Le partage de données

Aux fins susmentionnées, les informations personnelles peuvent être transférées au sein ou en dehors de la juridiction où vous êtes employé ou effectuez votre travail, au sein d’Insight ou à des tiers, y compris, mais sans s’y limiter, à :

  • toute société holding, filiale, ou affiliée au Groupe BNY Mellon
  • certains tiers, y compris les fournisseurs et les prestataires de services, notamment les prestataires de services de paie ou de retraite auxquels Insight peut divulguer des informations personnelles lorsque la loi ou une décision de justice l’exige, ou à la demande d’un gouvernement, d’un organisme de réglementation ou d’une autorité ou agence chargée de l’application de la loi

Insight peut également divulguer des informations personnelles à un tiers s’il est nécessaire de le faire afin de protéger ou de poursuivre les intérêts légitimes d’Insight (en veillant à ce que ces informations soient proportionnées et limitées à celles qui sont strictement nécessaires au vu des circonstances). Il peut s’agir, notamment, de divulgation à une partie avec laquelle Insight est en négociation pour la vente ou le transfert d’une entreprise, d’actifs ou de services. Insight prendra les mesures appropriées pour s’assurer que le destinataire des informations personnelles dans de telles circonstances met en place un niveau de protection adéquat pour ces informations personnelles, conformément aux exigences légales applicables.

Lorsque Insight transfère des informations personnelles en interne au sein d’Insight ou à un tiers dans une juridiction différente, notamment des transferts hors de l’espace économique européen (EEE), y compris aux États-Unis, et vers d’autres juridictions qui ne sont pas réputées offrir une protection adéquate, aux fins décrites dans le présent document, la Société prend les mesures appropriées pour s’assurer que le niveau de protection des informations personnelles est adéquat et conforme aux exigences légales applicables.

Vos droits en tant que personne concernée

Vous disposez d’un certain nombre de droits relatifs aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ; vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l’aide des informations figurant à la fin de ce document. Ces droits comprennent :

  • le droit d’obtenir des informations concernant le traitement de vos données à caractère personnel et l’accès aux données personnelles que nous détenons et qui vous concernent
  • le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel à tout moment. Veuillez toutefois noter que nous pouvons toujours être en droit de traiter vos données à caractère personnel si nous avons une autre raison légitime (autre que le consentement) de le faire
  • dans certaines circonstances, le droit de recevoir certaines données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de demander que nous transmettions ces données à un tiers lorsque cela est techniquement faisable. Veuillez noter que ce droit ne s’applique qu’aux données à caractère personnel que vous nous avez fournies
  • le droit de demander à ce que nous corrigions vos données à caractère personnel si elles sont inexactes ou incomplètes et le droit de demander que nous effacions vos données à caractère personnel dans certaines circonstances. Veuillez noter qu’il est possible, dans certaines circonstances, que nous soyons dans l’obligation de conserver vos données à caractère personnel bien que vous ayez demandé leur effacement
  • le droit de demander que nous limitions le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances. Encore une fois, il peut arriver que vous nous demandiez de limiter le traitement de vos données personnelles, mais que nous devions vous le refuser
  • le droit de porter plainte auprès de l’autorité de réglementation de la protection des données du pays où se trouve l’entité Insight concernée si vous pensez que l’un de vos droits a été violé par nous. Si vous ne savez pas avec certitude quelle partie d’Insight utilise vos données ou quelle est l’autorité de réglementation de la protection des données concernée, vous pouvez nous demander de vous le préciser à l’aide des coordonnées figurant à la fin de ce document
  • lorsque le traitement est effectué pour des raisons d’intérêt légitime, vous avez le droit de vous y opposer et nous devrons nous arrêter, sauf si nous avons une raison impérieuse de continuer, laquelle vous sera communiquée.

Contact

Contact principal : Pour les risques lié aux informations
E-mail : Privacy@insightinvestment.com
Adresse : 160 Queen Victoria Street, Londres EC4V 4LA, Royaume-Uni

 


1Insight est la marque de certaines sociétés exploitées par Insight Investment Management Limited (IIML). Insight comprend, entre autres, Insight Investment Management (Global) Limited (IIMG), Insight Investment International Limited (IIIL) et Insight North America LLC (INA), qui fournissent chacune des services de gestion d’actifs

Insight protège les données à caractère personnel au sein d’un système de gestion de la sécurité des informations conforme à la norme ISO27001.